Z pytań, które dotarły do nas wybraliśmy powtarzające się problemy:

Co zyskuje firma korzystająca z usługi zewnętrznego doradcy?

• Całościowy przegląd sytuacji nieobciążony nieformalnymi uwarunkowaniami, przygotowany pod kierunkiem niezależnych doradców,
• Przyjęcie w dokumentacji założeń i wymagań wynikających ze strategicznego podejścia firmy a nie z próby dominacji jednej z jednostek organizacyjnych nad pozostałymi,
• Jednorazowe, okazjonalne wykorzystanie doświadczenia do strategicznego ukierunkowania całego procesu,
• Odciążenie pracowników z wykonania niektórych zadań, przez co prace mogą się toczyć mimo spiętrzenia bieżących zadań w firmie.

W jakim zakresie doradca może pomóc w procesie wyboru i wdrożenia aplikacji?

Merytoryczny zestaw niezbędnych prac mających na celu dokonanie wyboru jest niezależny od organizacji jak również osób zewnętrznych wspomagających to zadanie. Wszelkie próby "pójścia na skróty" grożą mniejszymi lub większymi niepowodzeniami. Nasza oferta obejmuje wsparcie przez doradcę wszystkich zadań od określenia potrzeb, przez konkurs ofert, wybór systemu i dostawcy, nadzór nad wdrożeniem po odbiór powdrożeniowy (audyt końcowy). Od strony organizacyjnej uwzględniającej uwarunkowania firmy doradca może:

• w pełni angażować się i odpowiadać przed zarządem (kierownictwem) za przeprowadzenie całego przedsięwzięcia,
• przygotować i przeprowadzić dedykowane szkolenie dla wewnętrznego zespołu, który będzie w stanie samodzielnie poprowadzić całe zadanie - korzystając z pomocy doradcy tylko okazjonalnie.

Oba podejścia mają z punktu widzenia tak firmy jak i doradcy zarówno wady jak i zalety. To, w jaki sposób najrozsądniej przeprowadzić wybór aplikacji powinno wynikać ze wstępnej oceny sytuacji dokonanej wspólnie przez kierownictwo wraz z doradcą (studium wykonalności).

Czy doradcy NGD.PL podejmują się przeprowadzenia wąsko (jednoznacznie) zdefiniowanych przez firmę zadań?

Tak. Typowym przykładem jest ocena sytuacji (audyt) pozwalająca podjąć decyzję, co i jak robić dalej. W skład naszego zespołu wchodzą rzeczoznawcy Polskiego Towarzystwa Informatycznego i specjaliści w dziedzinie zarządzania projektami. Przygotowywane ekspertyzy pozwalają podjąć decyzję o dalszym postępowaniu a także zgromadzić materiał do niezależnej oceny sytuacji konfliktowej pomiędzy firmą a innym dostawcą usług informatycznych.

Dlaczego, jeśli firma posiadając opracowaną i po audycie księgę jakości, powinna przeprowadzić analizę, aby przygotować zbiór wymagań dla docelowej aplikacji?

Księga jakości opisuje w jaki sposób spełniane są wymagania systemu jakości oraz to, w jaki sposób każde z tych wymagań jest monitorowane. Wymagania systemu jakości podporządkowane są wymaganiom normy ISO.

Celem analizy procesów jest wstępne (zgrubne) zaprojektowanie funkcjonowania firmy w objętej planem przyszłości i opisanie w sposób czytelny zarówno dla wewnętrznego zespołu jak też dla oferentów. Wymóg odniesienia analizy do przyszłości oraz zaprezentowania docelowego rozwiązania na innym poziomie szczegółowości czyni z księgi jakości w tym zastosowaniu jedynie dokument pomocniczy, który wprost nie może zostać przełożony na wymagania od docelowej aplikacji.

Księga jakości jest ukierunkowana na procesy kluczowe z punktu widzenia jakości - w szczególnym przypadku może nawet nie uwzględniać procesów kluczowych z punktu widzenia biznesu.

Dlaczego księgi jakości nie należy udostępniać dostawcom na etapie postępowania ofertowego?

Księga jakości to know-how typowy dla danej firmy i jako taki powinien być przedmiotem szczególnej ochrony. Udostępnianie więc na zewnątrz informacji w niej zawartych powinno być bardzo ograniczone. Księga jakości może być pomocna na etapie uszczegóławiania analizy przedwdrożeniowej z wybranym dostawcą - już po zawarciu umowy.

Jak obszerny powinien być zbiór wymagań od docelowej aplikacji, aby konstruktywnie poszukiwać aplikacji i jej dostawcy?

Opis wymagań powinien obejmować cały planowany obszar docelowego wspomagania przez przyszły system (strategia informatyki).

Nie da się określić z góry ani listy wymagań ani liczby pytań, które należy postawić oferentom. Z doświadczenia możemy powiedzieć, że lista zawierająca mniej niż kilkadziesiąt pytań może w ogóle nie zawierać krytycznych dla firmy kwestii - za to może zawierać trywialne wymagania spełniane przez większość dostępnych na rynku aplikacji. Niezbędna liczba kryteriów może być wielokrotnie większa.

Jak drogie są usługi doradcy NGD? Ile może kosztować przeprowadzenie postępowania ofertowego?

Usługa doradcza to usługa niematerialna, której przedmiotem jest sprzedaż wiedzy i doświadczenia doradcy. Polega na wsparciu konkretnej firmy w rozwiązaniu jej konkretnego problemu w zakresie, który firma sama uzna za niezbędny. To powoduje niepowtarzalność sytuacji i działań. Nie ma drugiej takiej firmy jak Wasza. Nie ma drugiego takiego samego problemu charakteryzowanego takimi samymi uwarunkowaniami. Ale jest metodyka postępowania oraz doświadczenie w rozwiązywaniu tego rodzaju problemów.

Aby określić ramy rozsądnego działania w konkretnym przypadku a następnie zaproponować zakres udziału doradcy trzeba zapoznać się z tymi uwarunkowaniami. Na tej podstawie można określić warunki, metody i organizację przeprowadzenia zadania a następnie jego pracochłonność, co przełoży się na ofertę cenową.