System ERP / MRP II - wybór i wdrożenie - jak przez to przejść?

Decyzja o wdrożeniu

Jeżeli decyzja o wdrożeniu systemu klasy ERP / MRP II została już podjęta, głównym zadaniem staje się bezpieczny wybór aplikacji i dostawcy usług oraz sprawne przeprowadzenie wdrożenia.

Planując inwestycję tak kosztowną, jak wdrożenie systemu zintegrowanego zakładamy, ze pożytki będą rozkładać się na wiele lat a system będzie w sposób elastyczny mógł zmieniać się wraz z rozwojem firmy. Wybór systemu zintegrowanego i wariantu przeprowadzenia inwestycji powinien opierać się na możliwie obiektywnej ocenie - zgodnej z faktycznymi potrzebami firmy i jej sytuacją - a nie na poglądach kilku osób o wysokim autorytecie formalnym - lub osób pracujących w jednym obszarze działania.

Niezależnie od charakteru przedsiębiorstwa i branży, w jakiej funkcjonuje nasz klient, zalecamy, aby podczas wyboru kierować się tymi samymi zasadami wyboru. Zalecamy podzielenie procesu wyboru docelowej aplikacji na kilka etapów oraz zdefiniowanie zasad selekcji oferentów na koniec każdego z etapów. Opisaliśmy to szczegółowo w kolejnych zakładkach. Taka metoda postępowania pozwala na kontrolowane i świadome wypracowanie decyzji przez zespół kluczowych specjalistów - w kontekście jednoznacznie opisanych wymagań wobec rozwiązania docelowego.

Wbrew różnego rodzaju reklamom - wiele wdrożeń się nie powiodło. Wiele jest takich, gdzie efekty wdrożenia nowego narzędzia są dalece niewystarczające.

Obserwacja nieudanych wdrożeń każe rozkładać winę za ten stan rzeczy na obie strony: dostawcę aplikacji i nabywcę. Dostawca chce przede wszystkim sprzedać (a potem martwić się o wdrożenie). Nabywca, który nie stosuje systematycznej oceny wielokryterialnej i nie korzysta z niezależnych opinii wystawia się na ryzyko wyboru rozwiązania i dostawcy oraz zawarcia umowy pod wpływem własnych emocji, a nie racjonalnych kryteriów.

Wymagania - czyli co tak naprawdę jest potrzebne

Przygotowanie się firmy do przeprowadzenia oceny otrzymanych ofert wymaga podjęcia prac, w wyniku których kontekst wyboru zostanie dostatecznie dobrze doprecyzowany. Tylko wówczas będą mogły zostać postawione precyzyjne wymagania względem rozwiązania docelowego a wybór będzie polegać na porównaniu możliwości aplikacji pod kątem istotnych strategicznie i operacyjnie wymagań. Lista wymagań od docelowej aplikacji zostaje wykorzystana w kolejnych etapach prac.

Definicja wymagań od aplikacji docelowo wspomagającej system informacyjny oraz proces wyboru zwykle przebiega w następujących etapach:

Analiza obecnych i sformułowanie docelowych potrzeb w zakresie wspomagania (w układzie funkcjonalnym lub procesowym). Powinna objąć całość aktywności firmy niezależnie od planowanego obecnie zakresu wspomagania nowym systemem. Musi odwzorować stan obecny oraz uwzględnić przyszłe potrzeby. Tylko w takiej formie może stać się podstawą do oceny oferowanych rozwiązań.

Przygotowanie wewnętrznego zespołu, którego zadaniem będzie szczegółowa merytoryczna ocena otrzymanych ofert oraz aktywny udział w wypracowaniu zbiorowej decyzji o wyborze rozwiązania i dostawcy. Jako doradcy szkolimy członków zespołu a następnie koordynujemy prace z wykorzystaniem wieloczynnikowej metodyki oceny ofert.

Opracowanie zapytania ofertowego to dostatecznie precyzyjne sformułowanie wymagań funkcjonalnych, operacyjnych, technologicznych a także ramowego harmonogramu całego przedsięwzięcia. Wymagania stanowią wzorzec, do którego będą odnoszone oferowane aplikacje i oceniane zgodnie z jednolitymi kryteriami.

Zatwierdzenie kryteriów i sposobu przeprowadzenia oceny ofert - określona zostaje lista kryteriów, które będą oceniane oraz sposób i zakres prezentacji aplikacji. Drugim elementem jest określenie organizacji prowadzenia procesu wyboru a także wag przypisywanych poszczególnym kryteriom i grupom kryteriów.

Ocena ofert i zawarcie kontraktu

Analiza i ocena otrzymanych ofert. Rozpoczyna się od weryfikacji formalnej i ewentualnego odrzucenia ofert, które nie spełniają istotnych kryteriów. Pozostałe oferty poddaje się szczegółowej ocenie - zarówno ich części merytoryczne, jak też ofertę technologiczną, projekt umowy oraz warunki finansowania i odbiorów. Decyzja podejmowana na tym etapie oznacza wskazanie oferentów (typowo 3 - 8), którzy zostaną zaproszeni do bardziej szczegółowego zaprezentowania swoich aplikacji - według narzuconego scenariusza.

Weryfikacja rekomendacji zamieszczonych w ofertach jest przeprowadzana poprzez kontakt telefoniczny lub bezpośredni członków zespołu z firmami, które eksploatują rozpatrywane systemy. Celem nie jest tyle ocena samych aspektów funkcjonalnych aplikacji, ale zebranie informacji o przebiegu wdrożenia i współpracy członków zespołu nabywcy z konsultantami przez cały czas wdrożenia.

Prezentacje wybranych systemów przez ich dostawców przeprowadzane są na przykładowych danych testowych. Ten etap procesu wyboru ma także istotne znaczenie edukacyjne dla osób uczestniczących w prezentacjach, sformułowane uprzednio wymagania od systemu na tym etapie potrafią dość gwałtownie się rozwijać, modyfikować czy uświadamiać. Jest to bardzo korzystne, gdyż odbywa się to jeszcze przed podjęciem końcowych decyzji i można rozpatrywać aplikacje przy uwzględnieniu tych nowych elementów. Etap ten podsumowuje się w formie zespołowej wielokryterialnej oceny ofert.

Negocjacje - spotkania z przedstawicielami wybranego w poprzednim kroku oferenta (lub dwóch oferentów) mające na celu jednoznaczne uzgodnienie merytorycznego przedmiotu umowy, oraz:

• organizacji przeprowadzenia przedsięwzięcia,
• zasad dokonywania odbiorów oraz płatności częściowych i ostatecznych,
• warunków gwarancji na dostawy materialne, oprogramowanie aplikacyjne i jego wdrożenie,
• warunków serwisowania i świadczenia usług modyfikacji i rozwijania.

Wdrożenie

Wdrożenie aplikacji to prace wyznaczone metodyką wdrożenia stosowaną przez firmę świadczącą tę usługę a także wynikające z przyjętego harmonogramu. Typowe etapy tego procesu to: szkolenie zespołu wdrożeniowego, analiza przedwdrożeniowa i parametryzacja, przeniesienie danych ze starych systemów, szkolenie użytkowników końcowych, testy akceptacyjne i asysta przy początkowej eksploatacji.

Od strony formalno-organizacyjnej sukces wdrożenia zależy od:

• dobrego opisania wymagań, zobowiązań i zakresu odpowiedzialności wykonawcy w warunkach umowy,
• wyegzekwowania zobowiązań od samego początku - a w szczególności na etapie analizy i parametryzacji.

Skutki pominięcia bądź uproszczenia mogą ujawnić się nawet po pewnym czasie eksploatacji. Powrót do etapu koncepcji i wprowadzanie zmian oznacza dodatkowe koszty i stratę czasu. Praktyka wdrażania systemów zakłada, że każde zadanie cząstkowe kończy się podpisaniem protokołu uzgodnień. Wszelkie od niego odstępstwa inicjowane później przez użytkowników są płatne dodatkowo.

Niedostateczna koordynacja prac i brak ich odpowiedniej priorytetyzacji może spowodować znaczne opóźnienie terminu uruchomiania system a nawet doprowadzić do załamania się wdrożenia. Tego można uniknąć. Potrzebne jest doświadczenie i szerokie uniwersalne spojrzenie a także znajomość realiów działania grup mieszanych: konsultantów zewnętrznych i użytkowników. Wymaga to partnerskiej współpracy dwóch równorzędnych merytorycznie kierowników projektu - po jednym z każdej strony.

Można w tym celu zatrudnić kontraktowego specjalistę z zewnętrz - tylko na czas projektu: kierownika projektu lub audytora wspomagającego wiedzą i doświadczeniem wewnętrznego kierownika projektu. Jako osoba z zewnątrz nie byłby uwikłany w nieformalne relacje i był odporny na pojawiające się naciski wewnętrzne.

Audyt powdrożeniowy

Finalny odbiór nowowdrożonego systemu nie kończy prac nad zmianami w systemie informacyjnym. Sparametryzowany system zostaje uruchomiony produkcyjnie i jest to dobry moment na postawienie pytania, czy zostały osiągnięte cele założone na wstępie oraz pytania o to, czy w zmienionych warunkach procesy biznesowe mogą być bardziej efektywne.

Można wyróżnić dwie grupy zadań pozostających do wykonania:

• Audyt powdrożeniowy - ocena osiągnięcia celów wdrożenia i opracowanie planów dalszego postępowania. Wnioski mogą mieć wpływ na ustalenia związane z ostatecznym odbiorem usługi wdrożeniowej i finalne rozliczenia z firmą wdrażającą.
  
  
• Analiza i optymalizacja procesów biznesowych firmy - rozpoczęcie operacyjnej eksploatacji systemu nie oznacza zamknięcia prac związanych z wprowadzanymi zmianami. W ślad za wdrożeniem systemu powinny zostać przeprowadzone prace polegające na kompletnym mapowaniu procesów biznesowych oraz określeniu ich istotnych metryk. Po zebraniu odpowiednich danych należy przeprowadzić optymalizację procesów biznesowych i wprowadzić wynikające z analizy zmiany organizacyjne.

Zasady postępowania przy wyborze aplikacji i dostawcy