Dylemat: gotowy system ERP - czy indywidualna aplikacja.

Dylemat czy wdrożyć gotową aplikację czy opracować od początku rozwiązanie dedykowane (system zintegrowany) towarzyszy "od zawsze" rozwojowi zastosowań informatyki w zarządzaniu. Nie można na to pytanie udzielić ogólnej odpowiedzi. Jest to problem, który wyczerpująco i odpowiedzialnie może być rozpatrywany jedynie w realiach i w środowisku konkretnej firmy, gdzie każdy czynnik ma przypisany poziom istotności i siłę oddziaływania. Można jednak postarać się zestawić typowe czynniki wpływające na decyzje o wyborze.

Gotowe aplikacje dostępne na rynku powstały jako efekt pracy wielu specjalistów, przede wszystkim praktyków zarządzania, którzy wnieśli do rozwiązania swą wiedzę i doświadczenie. Były robione z zamiarem sprzedawania jej do wielu odbiorców, co znalazło odbicie w założeniach początkowych przyjętych przez zespół. Z technicznego punktu widzenia wdrożenie w konkretnej firmie polega głównie na sparametryzowaniu aplikacji standardowej. Klient prawdopodobnie będzie musiał pogodzić się z faktem, że w pewnych obszarach nie spełnia wszystkich jego oczekiwań. Jednak zawsze będzie mógł modyfikować aplikację odpowiednio modyfikując parametry. Dodatkowo - w ramach zryczałtowanej opłaty konserwacyjnej ma zapewnione stałe wsparcie autorskie oraz rozwój aplikacji zgodnie ze zmieniającymi się wymogami otoczenia oraz trendami rynkowymi.

Dedykowane rozwiązanie powstaje w ścisłej współpracy z pracownikami inwestora. Wbudowane w nim biznesowe know-how jest praktycznie ograniczone do wiedzy posiadanej przez Klienta. Czas i koszt realizacji takiego projektu jest zdecydowanie większy, niż w przypadku gotowej aplikacji. Nie można zakładać niezmienności firmy w tym okresie czasu, a nie da się tych zmian określić dostatecznie precyzyjnie. W przypadku wyboru spośród istniejących aplikacji wystarczy ogólna wizja - modelowanie procesów obejmuje tylko te najważniejsze. Często dzieje się tak, że aplikacja jeszcze nie jest gotowa do eksploatacji, a firma zmieniła się na tyle, że przyjęte założenia się zdezaktualizowały. Rozwiązanie indywidualne jest z natury sztywne i ograniczone wstępnymi założeniami - gotowa aplikacja obejmuje bardzo szeroki zakres praktyk biznesowych. Praktycznym problemem jest też bieżąca konserwacja aplikacji i jej dostosowywanie do zmian otoczenia.

Dylemat garnituru z wieszaka czy szytego na miarę można rozpatrywać znając oczekiwania i sytuację osoby, która będzie go używać. Rozsądnym podejściem w takiej sytuacji jest przeprowadzenie studium wykonalności, z którego wnioski pozwolą podjąć decyzję o dalszych pracach.